Tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
Lakiasiaintoimisto Forum Law Oy (jäljempänä ”Forum Law”)
Y-tunnus: 3329663-7
Ulvilantie 23 F 74
00350 Helsinki
Yhteyshenkilö Henri Virtanen, henri.virtanen@forumlaw.fi
Forum Law noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679).
2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Forum Law:n asiakkaan ja Forum Law:n välisen asiakas- tai sopimussuhteen täytäntöönpanoon tai asiakaan suostumukseen sekä lakisääteisten velvoitteidemme toteuttamiseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan
- Mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen toimeksiantoa vastaanotettaessa;
- Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi.
Käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta oleellisia ja tarpeellisia henkilötietoja.
3 Käsiteltävät henkilötiedot
Forum Law käsittelee vain yksityisasiakkaidensa sekä yritysasiakkaidensa yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Henkilötunnus
- Kopio henkilöllisyystodistuksesta (tarvittaessa ja erikseen sovittuna)
- Toimeksiannon laatu
- sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisilta henkilöiltä lisäksi työnantaja ja titteli
Lisäksi Forum Law käsittelee seuraavia tietoja:
- toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sisältäen myös toimeksiantojen asiasisällön oikeudellisen luokituksen sekä asiakkaiden vastapuolet
- lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot
- muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi
Sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
4 Tietojen kerääminen
Tietoja kerätään toimeksiannon yhteydessä yksityishenkilöasiakkaalta tai yrityksen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä asiakkaan pyynnöstä myös muilta tahoilta, kuten esim. erinäisiltä viranomaisilta.
5 Tietojen luovuttaminen
Forum Law ei luovuta henkilötietoja kenellekään ulkopuoliselle mitään tarkoitusta varten ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei laki sitä edellytä tai asiakas nimenomaisesti pyydä.
6 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Forum Law ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7 Henkilötietojen suojaamisen yleiset periaatteet
Henkilötietoja käsittelevät vain Forum Law:n erikseen määrittelemät henkilöt. Henkilötietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin on pääsy vain Forum Law:n erikseen määrittelemillä henkilöillä. Digitaalinen aineisto on suojattu salasanoin. Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa.
8 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen takaamat rekisteröidyn oikeudet. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä puhelimitse, postitse tai sähköpostitse Forum Law:n henkilöstöön. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
9 Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen muun muassa asiakassuhteen ylläpitämistä ja kirjanpitoa varten. Tiedot poistetaan, kun niiden säilytys ei enää ole tarpeen.
Päivitetty 1.1.2023
